由来
「ここから始める会議DXの日」は、長野県松本市に本社を置くナイスモバイル株式会社が制定しました。同社は、ITを使って会議DXを支援している企業です。この記念日は日本記念日協会の認定を受けています。
日本記念日協会の説明によると、目的は、この日をきっかけに会議の在り方を見直してもらうことです。見直しの対象は、利用するツールや、準備から事後処理までのプロセスなどです。そこから生産性向上や効率化への取り組みを始めてほしい、という後押しの意味が、記念日名の「ここから始める」に込められています。
6月22日という日付は語呂合わせです。会議DXによってム（6）ダをなくし、ツーツー（22）な業務を進める、という意味があります。「ツーツー」は、意思疎通がスムーズなことや、効率よくつながることを表しています。
会議DXとは
DXは「デジタルトランスフォーメーション」の略です。デジタル技術を取り入れて、仕事の進め方そのものを変えていく取り組みを指します。会議DXは、その考え方を会議に当てはめたものです。
会議というと当日の話し合いを思い浮かべがちですが、実際にはその前後にも作業があります。開催前には日程調整や会議室の確保、資料の準備があり、当日は議論や情報共有を行います。終わった後も、議事録の作成や決定事項の共有が続きます。会議DXでは、こうした一連の流れをデジタルの仕組みで見直します。たとえば、オンライン会議の活用、資料の電子化と事前共有、予約や記録の仕組み化などです。道具を置き換えるだけでなく、会議の目的や参加者、時間の使い方を見直すことも含まれます。
次の会議の流れを書き出す
次に予定している会議について、準備から終了後の共有までの手順を紙やメモに書き出してみます。手間がかかっている作業や、なくせそうな作業に印を付けておくと、職場で改善を話し合うときの材料になります。